Kada kompanija treba da promeni poslovni softver

Posmatrajući mala i srednja preduzeća koja posluju na tržištu Balkana nailazi se na dva tipična scenarija. Kompanija ima „novi“ poslovni softver koji se nedovoljno koristi, ili ima „stari“ softver koji nije poslednja reč tehnike, maksimalno se koristi, ali je postao “tesan”.  Obe situacije su tačke u kojima kompanija gubi značajnu energiju. Neverovatnim se čini, ali je teško u praksi naći primer kompanije gde su poslovanje i poslovni softver odlično usaglašeni.

Utisak koji preovladava u organizaciji koja se nalazi u tački posle uvođenja novog softvera  – “post implementacije” čini se kao scena iz filma nakon epske bitke.   Svi sa nostalgijom prizivaju “stari” softver, vlada apatija i neverica da će novi softver ikad da se primeni, menadžeri preispituju svoju odluku, čak idu u pokušaje nabavke trećeg softvera.

U organizaciji u kojoj je poslovni softver daleko prevaziđen – glasovi su potpuno drugačiji. U kontaktu sa zaposlenima dobija se privid idealne usaglašenosti, scenario kao na početka trilera. Zaplet sledi.  Najčešće se radi o potpuno iscrpljenom tehničkom rešenju koje ne može podržati dalji razvoj kompanije. Na primer, razvoj u smeru digitalizacije poslovanja podrazumeva internet tehnologije, ako se poslovni softver bazira isključivo na desktop verzijama, biće prepreka širenju poslovanja. Često se dešava da se softverska kuća kadrovski osipa, pa postaje teško održavanje postojećeg softvera, a o dodatnom razvoju je teško i govoriti.

Postojeći poslovni softver  – za i protiv

Nekada se u samoj kompaniji pojave glasovi za promenom softvera.  Čuje se da je konkurencija nabavila novi softver, da postoji na tržištu možda bolje i jeftinije  rešenje, a zamerke na račun postojećeg softvera onda eskaliraju.  Ukoliko organizacija prati razvoj konkurencije i kretanja u ponudi poslovnih rešenja, lakše može da sagleda svoje mesto i položaj na tržištu u segmentu opremljenosti poslovnim softverom – te ima uvid u sve alternative.

Gde je linija, tačka od koje treba razmišljati o novom softveru?  Uobičajeno procena koristi sledeće kriterijume ocene softvera :

  • Integralnost – da li se podaci evidentiraju samo jednom ili je potreban dodatni rad na kopiranju podataka po delovima informacionog sistema
  • Brzina – da li se na obradu čeka mereno u sekundama, minutima ili satima
  • Podrška – da li se na reakcije podrške predugo čeka, da li je podrška adekvatna
  • Usaglašenost sa poslovnim procesima – da li su neki poslovni procesi drugačiji od onih predviđenih softverskim rešenjem, pa se zaposleni poštapaju Microsoft Office programima
  • Pokrivenost poslovnih procesa – postoje procesi koje softver uopšte ne pokriva
  • Doprinos prioritetnim razvojnim ciljevima kompanije – da li softver ima rešenja  usaglašena dobro sa poslovnim procesima onakvim kakvim će se oni izgledati u budućnosti – ili je softver samo “mašina” koja opslužuje procedure rada zaposlenih
  • Mogućnost daljeg razvoja softvera – da li isporučilac može da obezbedi da se softver dalje razvija.

Novi poslovni softver – korak u nepoznato

Promena poslovnog softvera je jedna od najtežih odluka, s obzirom da prožima celu organizaciju i zahteva određeno vreme prilagođavanja. Uspešno uvođenje novog poslovnog softvera zahteva  menadžment te promene kao i pažljivo sagledavanje i planiranje 7 koraka.

1 Imenovanje lica nosioca promene sa potrebnim kompetencijama i ovlašćenjima

Najčešći slučaj je da se za vodjenje projekta imenuje neki od rukovodilaca  iz same organizacije. To može biti iz sektora IT, finansija, nabavke  ili drugog sektora,  a taj posao se može delegirati i i eksternom stručnjaku.

2 Analiza postojećih poslovnih procesa i budućih poslovnih procesa u organizaciji

Često se korak popisa poslovnih procesa i potreba preskoči i krene u nabavku poslovnog softvera kao “grlom u jagode” . Time se počinje princip “podrazumevanja” koji u nekim organizacijama dugo i posle implementacije preovladava kao zahtev prema isporučiocu softvera . Naime: akteri u kompaniji podrazumevaju da softver mora da podržava  sve što njihov poslovni proces sadrži, nesvesni svojih specifičnosti, pozivajući se na nepostojeće standarde.  Druga zastupljena greška je da se očekuje od poslovnog softvera da će doneti novu organizaciju i napredne procedure poslovanja  – razvoj sam po sebi.

3 Plan automatizacije , mapiranje procesa za automatizaciju po fazama, određivanje „granice“ automatizacije

Sva radna mesta čine listu poslova sa proračunom potrebnog vremena i efektima po rezultate rada. Posebno se obrađuju mogućnosti automatizacije za svako radno mesto i povezivanje procesa u celoj organizaciji. Time se zaokružuje okvirni budući informacioni sistem, a zatim i određuje željena dinamika po fazama. Dobro je imati ovakav plan pre nego što se krene u pregovore o novom softveru, kao sliku onoga što kompanija želi da ima. Takodje, dobro je odrediti koji poslovni procesi ne moraju da se automatizuju.

4 Istraživanje tržišta i ponuda, cena izrade poslovnih rešenja, planiranje budžeta i izbor softera

Potrebno je u direktnom kontaktu sa ponuđačem dobiti što više informacija o kvalitetu samog proizvoda i usluge u odnosu na već formiranu sliku budućeg informacionog sistema. Standardi ne postoje, reference mogu biti korisne, ali i da ne budu relevantne za kompaniju. Treba vrlo pažljivo istražiti o kapacitetu isporučioca softvera za ono što se želi postići na duži rok.   

5 Procena neusaglašenosti sa potrebama i ugovaranje dodatnog razvoja (GAP analiza)

Procena neusaglašenosti bi trebalo da prethodi konačnom ugovaranju i sadrži aktivnosti u kojima učestvuju predstavnici ponuđača i predstavnici kompanije. U idealnom slučaju rezultat procene je kompletna detaljna mapa svih procesa u organizaciji sa predlogom rešenja koje pruža novi softver. Ukoliko u nekoj tački postoji neusaglašenost, preciziraju se rešenja, potrebna sredstva i rokovi.

6 Implementacija  (vođenje, praćenje rokova, kontrola i nadzor nad isporučenim softverom, obučenosti zaposlenih i usaglašenosti sa poslovnim procesima)

Za implementaciju novog softvera često se očekuje vođstvo od strane same softverske kuće, ali za uspeh implementacije bolje je da kompanija poveri vodjenje implementacije licu iz „domaće ekipe“ .

7 Revizija implementacije

Neophodan korak kako bi se osiguralo da je sve ugovoreno i isporučeno. Često se desi da se deo softvera ne isporuči i da se to prolongira i nakon završetka implementacije.

Izazovi u promeni poslovnog softvera

U našoj konsultantskoj praksi se susrećemo sa 4 najčešće kritične tačke uvođenja novog poslovnog softvera koji su na strani same kompanije, a koje se u kasnijoj fazi pojavljuju kao razlozi probijanja rokova i slabijeg uspeha implementacije.

1 Potrebno značajno angažovanje imenovane osobe ili tima za vođenje implementacije  u sukobu je sa redovnim obavezama koje rukovodilac već ima

Često se desi da se u planiranju rada potceni vreme koje imenovana lica treba da potroše za projekat promene softvera.

2 Potrebna znanja i kompetencije i ovlašćenja  imenovanih osoba za procene i zaključke o prioritetima automatizacije za celinu preduzeća nisu dovoljna

Obično se za promenu softvera imenuje profilisani IT rukovodilac ili rukovodilac nekog drugog sektora sa afinitetima za IT , ali može se desiti da ne poznaje dovoljno sve procese u kompaniji ili nema dovoljno uticaja na menadžment u drugim delovima organizacije.

3 Nezavisnost i stručnost u proceni korisnosti dela softvera i naknadnih korekcija ukoliko dođe do naknadno utvrđenih neusaglašenosti

Ukoliko ne postoji nezavisnost imenovanih lica u ovlašćenjima, dešava se da izostaje prioritizacija po važnosti za kompaniju, već dolazi do iskrivljenih prioriteta po stepenu ličnih uticaja u organizaciji. Određivanje granica automatizacije  je posebno osetljiva tema ako imenovano lice nema dovoljnih ovlašćenja da određuje tu granicu.

4 Donošenje odluke o nabavci poslovnog softvera standardizovanog ili “šivenog” po meri poslovanja  je vrlo važna odluka za koju je potrebno dosta kompetencija, znanja i informacija

Dešava se da kompanije posegnu i za sopstvenim razvojem softvera, što je dodatni izazov ukoliko se pažljivo ne pristupi planiranju resursa i ne poseduju dodatna znanja o proizvodnji i održavanju softvera.

Dodatno: Istine i zablude o kupovini organizacionih modela ugrađenih u poslovni softver

Ne retko se od softvera očekuje da će biti ne samo olakšanje i ušteda u radu, već da će se kupovinom softvera kupiti i organizaciono znanje o procesima kako treba da budu organizovani. Primenom novog softvera očekuje se promena načina rada u organizaciji koja će “naterati” aktere da prihvate i uvedu nove procedure rada. Očekuje se i svojevrsna edukacija i primena novih iskustava u radu koje primenjuje konkurencija.

Istina je da poslovni softver nastaje na bazi poslovanja konkurencije i razvija se na unapređenju poslovnih procesa, ali da sama primena nosi i ugrađene preduslove i korake koje je potrebno sprovesti u organizaciji pre primene softvera kako bi se on nadovezao na organizaciju. Takođe, vođstvo organizacionih promena često nije u ponudi konsultantskih usluga koje nude softverske kuće, a za te aktivnosti je potrebno izdvojiti značajno vreme i stručan rad.

Na primer, vrednost poslovnog softvera može počivati  na dobroj organizaciji osnovnih šifrarnika u smislu da se više poslova spajaju u jedno radno mesto ili da se poslovi koji su do juče bili spojeni sada moraju da odvoje. Samom instalacijom softvera nemoguće je promeniti organizaciju, već se mora voditi promena u sistematizaciji radnih mesta i samim procedurama rada zaposlenih.

Odlaganje izmene organizacije često je problem koji dovodi do scenarija da posle implementacije skupog i modernog rešenja dođe do raskoraka između poslovnih procesa i informacionih procedura. Ako takvi uslovi potraju dolazi do zahteva prema proizvođaču softvera da vrši prilagođavanja tako što će dobro rešen poslovni proces da prilagodi nekoj trenutnoj nerešenoj situaciji, odnosno da se kreiraju iskrivljena i kratkoročna rešenja i podilazi neuređenosti organizacije. Iskusne softverske kuće, pogotovo one koje izrađuju standardna rešenja,  izbegavaju ovakav pravac rada, dok izrada softvera u sopstvenoj režiji ili ’’po meri’’ je više podložna ovakvim stranputicama razvoja.

Da li je moguće da kompanija na našim prostorima ima dobar poslovni softver?

O nabavci poslovnog softvera ne treba razmišljati kao o kupovini mašine ili licence,  već kao  o integraciji i poslovnom partnerstvu – proširenju organizacije. Proaktivan i planski pristup mogu osigurati uspešno  udruživanje na dugi rok.

Odgovor na ovo pitanje je “DA”.  Ukoliko se ovom problemu pristupi pažljivo i investiraju  vreme i resursi u neophodne korake, kompanija može imati usaglašen poslovni softver koji daje doprinos održivom razvoju.

IMATE PITANJA ZA NAS? ZATRAŽITE BESPLATNU KONSULTACIJU

15 + 10 =