ANALIZA POSLOVNIH PROCESA
Poslovni proces obuhvata skup povezanih aktivnosti kojima se ostvaruju određeni ciljevi ili zahtevi korisnika (kupci, dobavljači, državne institucije, vlasnici, rukovodioci, donosioci odluka). Dosadašnje iskustvo govori da se u kompanijama premalo pažnje posvećuje poslovnim procesima. Najčešće se organizacija poslovanja svodi na definisanje organizacionih jedinica koje su međusobno povezane u vertikalnu hijerarhijsku strukturu. Međutim pri tome se ne razmatraju poslovni procesi, odnosno „krvotok“ svake organizacije. Prethodno dovodi do toga da se „krvotok“ prekida. Odnosno da poslovni procesi imaju prekide koji ometaju poslovanje kompanije i donošenje kvalitetnih upravljačkih odluka. Analiza poslovnih procesa treba da ispravi prethodne probleme u poslovanju. Ona predstavlja bitnu aktivnost u nameri da se uvede ili unapredi organizacija poslovanja.
Kada nam treba analiza poslovnih procesa?
Najčešće kada prebacimo 15 – 20 zaposlenih. Onda kada dođe do mešanja nadležnosti više radnih mesta i zapetljanosti pri razmeni informacija, a to je najčešće kada firma naraste dovoljno da niko nema „punu sliku“. Neretko nam je analiza procesa neophodna kada planiramo promene u poslovanju ili prelazak na novi informacioni sistem. Jer nijedan informacioni sistem ne može da pomogne ako ne definišemo jasan zahtev šta od njega očekujemo.
Analiza poslovnih procesa obavezno prethodi postupku uspostavljanja organizacione strukture kompanije, i postupku sertifikacije u skladu sa ISO sistemima kvaliteta, uvođenja ili izmene poslovnog informacionog sistema i dr.
Osnovni poslovni procesi odnose se na sledeće izvršne poslovne funkcije:
- funkcija prodaje,
- funkcija razvoja,
- funkcija ljudskih resursa,
- funkcija marketinga,
- funkcija nabavka,
- funkcija proizvodnje,
- finansijska funkcija,
- računovodstvena funkcija,
- administrativne funkcije,
- funkcije kontrole.
Analiza poslovnih procesa obezbeđuje:
- Pronalaženje nelogičnosti u raspodeli nadležnosti i odgovornosti između sektora/radnih pozicija
- Detektovanje „jedača vremena“
- Utvrđivanje najvažnijih internih i eksternih saradnika
- Kreiranje tačaka poboljšanja u ključnim procesima od kojih zavisi kvalitet usluge koji pružamo klijentu/kupcu
- Predviđanje novih problema koje prouzrokuju promene, i kreiranje novih rešenja na osnovu prikupljenih informacija iz praktične primene
Koje su to koristi kada imamo jasno definisane poslovne procese:
- Odvijanje procesa je bez „tremora“ i na najefektivniji način
- Dodeljene su odgovornosti svakom pojedinačnom radnom mestu u procesu
- Zaposleni imaju jasan nivo ovlašćenja, te ne moraju za sve da pitaju, već mogu nesmetano da izvršavaju svoje zadatke
- Nema usporenog toka informacija i dokumentacije među radnim mestima
- Planiranje i sprovođenje promena je brže i lakše
- Kreirana su jasna očekivanja kod svih učesnika procesa
- Zaposleni razumeju kako kašnjenje sa izvršenjem zadataka utiče na krajnji rezultat
