Šta je starije: pronalazak i zapošljavanje novih ljudi ili zadržavanje postojećih?

Sve veći problem kompanijama predstavlja pronalaženja adekvatnih i kvalitetnih kandidata za radne pozicije. Uz to je i sve prisutniji trend na tržištu rada po kome kompanije pokušavaju da se na sve moguće načine predstave kao najpoželjniji poslodavac u svojoj oblasti. Čini nam se da svi zaboravljamo na jednu bitnu stvar kad je upravljanje ljudskim resursima u pitanju – stopa fluktuacije zaposlenih.

Slažemo se da je važno za kompanije da kroz autentičan emplojer brending i kvalitetan proces selekcije i regrutacije dođu da najboljih mogućih kandidata za otvorena radna mesta. Ali je podjednako važno za kompaniju da se bavi i drugim načinima za zadržavanje postojećeg kadra i da aktivno vodi računa o tome da iz kompanije ne odlaze zaposleni na koje ona računa dugoročno.

Nastojanje da se ključna radna snaga održi stabilnom ima veoma jake razloge. Jer kada zaposleni sa dugogodišnjim znanjem i iskustvom napuste kompaniju, posledice daleko sežu. I često prevazilaze značajne troškove regrutovanja i integracije novog zaposlenog koji dolazi kao zamena. Odlaskom ključnih zaposlenih tekući projekti i zadaci se usporavaju ili zaustavljaju. Dok se dobri i ustaljeni odnosi između kolega i klijenata gube, što može da prouzrokuje ozbiljne posledice za kompaniju.

Zbog toga ćemo u ovom tekstu govoriti o fluktuaciji i retenciji zaposlenih. Dva veoma važna pojma za dugoročnu održivost i uspeh svake kompanije, koji pokazuju kolika je stopa fluktuacije zaposlenih.

FLUKTUACIJA ZAPOSLENIH

U kontekstu ljudskih resursa, fluktuacija je čin zamene postojećeg zaposlenog novim zaposlenim. Razlog fluktuacije u organizaciji može da bude samovoljan odlazak zaposlenog, otpuštanje, odlazak u penziju, smrtni slučaj… Ili s druge strane odlazak zaposlenog u drugi sektor ili poslovnu jedinicu u okviru iste kompanije, itd.

Stopa fluktuacije organizacije je procenat zaposlenih koji su napustili kompaniju u odnosu na prosečan broj zaposlenih tokom određenog vremenskog perioda. Organizacije i industrije najčešće mere svoju stopu fluktuacije tokom fiskalne ili kalendarske godine. Pojedine je prate i na mesečnom i kvartalnom nivou.

Stopa fluktuacije

Formula za računanje stope fluktuacije

Da biste izračunali na primer kvartalnu stopu fluktuacije zaposlenih, sve što vam je potrebno su tri broja:

broj aktivnih zaposlenih na početku kvartala (ZPK)
broj aktivnih zaposlenih na kraju kvartala (ZKK)
broj zaposlenih koji su napustili kompaniju tokom tog kvartala (ZNK)

Zatim primenite ovu formulu:

ZNK
Stopa fluktuacije (%) = —————————— x 100
(ZPK+ ZKK) / 2

Šta sve možete da merite kroz stopu fluktuacije?

U zavisnosti od toga šta želite da merite, možete da koristite različite brojeve za izračunavanje stope fluktuacije zaposlenih.

Na primer, korisno je da pratite u kojoj meri ste uspešni u zadržavanju zaposlenih u odnosu na konkurenciju. U tom slučaju biste pratili samo broj zaposlenih koji dobrovoljno odlaze tj. prelaze u druge kompanije. Na ovaj način biste isključili one zaposlene kod kojih je došlo do nevoljnog prestanka radnog odnosa. U ovim situacijama očigledno ne gubite zaposlene zbog drugih poslodavaca.

Još jedan koristan pokazatelj je stopa fluktuacije novozaposlenih (koji su u kompaniji manje od godinu dana). Nju biste mogli da uporedite sa ukupnom stopom fluktuacije. U slučaju da je niža to znači da je vaš proces uvođenja u posao i integracije novih ljudi dobar. U slučaju da je stopa viša, trebalo da se pozabavite ovim procesima, kako biste obezbedili veći stepen zadržavanja zaposlenih.

Analizirajte vašu stopu fluktuacije

Da biste bolje razumeli fluktuaciju zaposlenih, morate samo da odgovorite na tri pitanja: ko su zaposleni koji odlaze, kada odlaze i zašto odlaze.

Ko su zaposleni koji odlaze?

Čak i ako je vaša stopa fluktuacije niža od proseka u vašoj branši, nema razloga za slavlje ako ne možete da utvrdite ko vas napušta. Ako vaši vrhunski zaposleni odlaze, trebalo bi odmah da preduzmete korake, inače će kompanija trpeti dugoročne posledice. S druge strane, ako vas napušta nekvalitetan kadar, to može da se pozitivno odrazi na veći nivo angažovanja zaposlenih, produktivnost i profit.

Kada odlaze?

Praćenje kada vam zaposleni odlaze može da bude veoma korisno. Na primer, vaša stopa fluktuacije novozaposlenih može da vam pruži mnogo uvida. Prvo, može da vam kaže da li vaše metode zapošljavanja funkcionišu. Da li značajan broj vaših novozaposlenih ode jer su se njihove radne obaveze razlikovale od onoga što su očekivali? ili su bile komplikovanije od onoga što su očekivali? U tom slučaju možda treba da razmotrite opis posla.

Ulaganje više vremena i novca u razvoj vašeg procesa uvođenja u posao može takođe da pomogne. Naročito ako zaposleni odlaze zbog neuklapanja u kompanijsku kulturu. Takođe možete razmisliti o tome da ponudite druge vidove organizacije rada zaposlenih. Ako se vaši zaposleni bore sa uspostavljanjem ravnoteže između posla i privatnog života, možete ponuditi vanredno roditeljsko odsustvo ili fleksibilno radno vreme.

Zašto odlaze?

Kada znate zašto vas vaši zaposleni napuštaju, možete da nešto po tom pitanju uradite i na taj način sprečite buduće odlaske. Izlazni intervjui su koristan način da se vidi da li ljudi navode slične razloge za odlazak i da li nude korisne predloge za poboljšanje.

Prema istraživanjima kod nas i u svetu, ovo su najčešći razlozi za odlazak zaposlenih iz kompanije:

burn-out i premorenost usled prevelikog obima posla,
neravnopravan tretman među zaposlenima,
želja za većom zaradom,
toksična kompanijska kultura,
loš odnos sa direktnim rukovodiocem,
nedovoljno izazova i prilika za razvoj i napredovanje,
nedovoljno i neredovno priznanje za rad, trud i rezultate.

Veoma je važno da saznate koji su to razlozi koji prouzrokuju visoku stopu fluktuacije u vašoj kompaniji. Na taj način ćete se fokusirati upravo na otklanjanje onih situacija i problema koji vas najviše koštaju.

RETENCIJA ZAPOSLENIH

Zadržavanje kadra i smanjenje verovatnoće da će zaposleni odlučiti da napuste posao su ciljevi koji su većini kompanija dostižni. Kompanije ne mogu da utiču na neke pojedinačne brige u vezi sa ličnim životom zaposlenih. Ali postoji širok prostor za delovanje u vezi sa faktorima vezanim za sam rad i kompaniju.

Upravljanje zadržavanjem zaposlenih (retention management) se često javljaja u kontekstu diskusija o “atraktivnim poslodavcima”. Smatra se da takvi poslodavci mogu lakše osigurati lojalnost svojih zaposlenih. Splet uslova i okolnosti koji motiviše zaposlene da napuste ili ostanu je kompleksan. Jer teško da postoji bilo koji aspekt koji ne može da utiče na posvećenost zaposlenih. Zato upravljanje zadržavanjem zaposlenih podrazumeva brojne elemente u okviru kadrovske politike i korporativne strukture.

Ključne oblasti u okviru kojih se sprovode aktivnosti sa ciljem zadržavanja zaposlenih su:

regrutovanje i integracija novozaposlenih
razvoj zaposlenih (soft i hard skills)
definisanje opisa poslova (odgovornosti, nadležnosti i ovlašćenja)
odgovarajući instrumenti upravljanja i adekvatni pojedinci na rukovodećim pozicijama
sistem motivacije i nagrađivanja

Regrutovanje: uklapanje kandidata, kompanije i radne pozicije

Najveće su šanse da ćete zadržati zaposlenog ako time počnete da se bavite pre nego što se zaposleni pridruži kompaniji. Pored regrutovanja pojedinaca koji se uklapaju u korporativnu kulturu i postojeći tim, važno je da kandidati imaju realna očekivanja od svog novog poslodavca. Stoga je poželjno da se budućim zaposlenima predstavi slika njihovog budućeg posla koja odražava način na koji će izgledati u praksi. Uključujući prekovremeni rad, putovanja i druge faktore stresa. Uključivanje u proces selekcije budućih nadređenih i drugih ključnih zaposlenih omogućava obema stranama da se dobro upoznaju u ranoj fazi.

Probni period: osnova za dugoročno zadržavanje zaposlenih

Prvih nekoliko nedelja na novom poslu je najkritičniji period za postavljanje temelja za dugoročnu posvećenost zaposlenog i integraciju u kolektiv kompanije. Probni period i uvođenje u posao ne služe samo informativnoj nameni, već i komuniciraju korporativnu kulturu i osećaj pripadnosti. Iskusni zaposleni kao mentori mogu da pomognu u procesu integracije novih kolega u kompaniju. Da bi pokazali snažan interes menadžmenta i preneli sliku korporativne strategije, preporučuju se i sastanci sa top menadžmentom.

Definisanje i oblikovanje zadataka: autonomija i mogućnosti za uspeh

Okvir i struktura zadataka i odgovornosti zaposlenog značajno doprinose motivaciji (ili u negativnim slučajevima, demotivaciji). Ključni uslov u strukturiranju i definisanju odgovornosti povezanih sa pozicijom je “pravi” nivo izazova za zaposlenog. Da bi se osiguralo da su zaposleni u stanju da postignu rezultate, oni takođe moraju da dobiju neophodne resurse i imaju ovlašćenja da deluju.

Od velikog je značaja i uključivanje kvalifikovanih zaposlenih u rešavanje problema i mogućnost da utiču na strategiju kompanije. Preduslov za ovo je odgovarajuća organizaciona struktura koja podrazumeva visok nivo decentralizacije gde zaposleni imaju ovlašćenja za donošenje odluka. Ovo otvara put ka zadovoljavanju potrebe zaposlenih za profesionalnom autonomijom i uticajem.

Razvoj kadrova: obezbeđivanje mogućnosti za rast

Za mnoge kvalitetne zaposlene, mogućnost da kontinuirano razvijaju svoje veštine i razvijaju se profesionalno je glavni prioritet. Da bi zadovoljili ovu potrebu za rastom, poslodavci moraju ne samo da obezbede adekvatne edukacije, već pre svega izazovan posao. Zaposleni takođe imaju tendenciju da budu zadovoljniji mogućnostima za napredovanje, ukoliko smatraju da su procesi selekcije i promocije transparentni i pravedni.

Instrumenti upravljanja: dogovor oko ciljeva i način procene rezultata

Definisanje smernica na nivou kompanije služi za postavljanje obavezujućih standarda za upravljanje zaposlenima i saradnju. Oni obično uključuju elemente kao što su poštovanje, konstruktivne povratne informacije, uključenost zaposlenih u život kompanije i transparentnu komunikaciju. Ovakvi principi imaju pozitivan uticaj samo kada su usklađeni sa realnom korporativnom kulturom. Kada postanu deo svakodnevice u kompaniji i definišu ponašanje većine članova organizacije. Ukoliko postoji nesklad između korporativnih vrednosti na papiru i onih koje važe u stvarnosti, on stvara nepoverenje i distancu.

Da bi se obezbedila osnova za autonomni rad zaposlenih od suštinske je važnosti za kompaniju da uvede takozvani „management by objectives“. Upravljanjem uz pomoć ciljeva podstiče se individualna inicijativa i pristup zasnovan na rezultatima i samomotivaciji. Po pravilu, upravljanje uz pomoć ciljeva je u direktnoj vezi sa sistemom motivacije i nagrađivanja zasnovanim na učinku. Stepen do kojeg sistem motivacije i nagrađivanja motiviše zaposlene u velikoj meri zavisi od toga da li zaposleni smatraju da je sistem objektivan, transparentni i podložan njihovom uticaju.

Sistem nagrađivanja: zadovoljenje interesa i obezbeđivanje priznanja

Smatra se da sistemi finansijskog podsticaja igraju važnu, možda čak i odlučujuću ulogu u zadržavanju zaposlenih. Oni ne samo da se bave materijalnim interesima zaposlenih, već takođe ukazuju na vrednost koja se vezuje za njihove performanse. Pored apsolutnog iznosa isplaćene plate, ključni aspekti uključuju pitanje „pravednog učešća“ u odnosu na druge zaposlene. Svaki pojedinačni zaposleni mora da bude u stanju da jasno razume kako može da utiče na varijabilni deo svoje zarade. Pored toga, mnogi poslodavci nude dodatne beneficije kao što su privatno penziono i zdravstveno osiguranje. Ili opcije za deonice, od kojih su neke povezane sa stažom.

Nefinansijski podsticaji su takođe u širokoj upotrebi. Na primer fleksibilni sistemi za planiranje radnog vremena koji uzimaju u obzir ravnotežu između posla i privatnog života. Podrška zaposlenim roditeljima da bolje usklade profesionalni i porodični život je takođe veoma značajan. Među instrumentima koji utiču na zadržavanje zaposlenih nalaze se još i besplatno piće i ishrana tokom posla. Ili neke druge vrste organizovanih plaćenih aktivnosti van radnog vremena poput masaže ili fitnesa.

ZA KRAJ

Da se vratimo na pitanje iz naslova koje glasi “Šta je starije: pronalazak i zapošljavanje novih ljudi ili zadržavanje postojećih?”

Predlažemo da umesto razmišljanja na temu koji od ova dva cilja ima veći prioritet, usvojite stav da su oba podjednako važna. Kao i da u svoje godišnje planove uvrstite strategije i taktike kako da realizujete oba. Samo na takav način ćete dugoročno graditi stabilnu i fleksibilnu organizaciju. A to je osnov za dugoročno napredovanje, razvoj i uspeh i kompanije i njenih zaposlenih.