Razlozi i uzroci zbog kojih dolazi do nedostataka gotovine u poslovanju su brojni i međusobno se mogu više ili manje razlikovati. Većina njih se može na vreme prepoznati i na osnovu toga pravilno i reagovati. Kapital poslovanja je najvažnija stavka svakog poslovanja, ali se optimizaciji obrtnih sredstava ne posvećuje uvek dovoljna pažnja.
U praksi se to najčešće dešava sa prvim znacima upozorenja kod problema sa likvidnošću. Uglavnom se reaguje reaktivno što za posledicu ima upadanje u nove zamke, krećući se iz jedne greške u drugu. Ono što je idealan slučaj je voditi računa kada su u pitanju obrtna sredstva i njihovo ažuriranje.
Potraživanja od kupaca
Potraživanja su sastavni deo imovine svake kompanije. Nastaju kao posledica brojnih faktora, ali svakako najznačajniji jeste naša odluka da nekome našu robu ili usluge prodajemo uz verovanje da će nam istu platiti u nekom budućem vremenskom periodu.
I upravo po ovoj karakteristici ne razlikuju se ni od jednog drugog oblika imovine u koje organizacije i zaposleni investiraju. Stoga bi i ovde morala da važe ista pravila koja važe prilikom merenja opravdanosti investiranja u bilo koji drugi vid imovine???
Praksa pokazuje da svaka kompanija u periodu rasta prodaja i širenja na tržištu, istovremeno beleži i rast potraživanja, zašto? Da li smo obezbedili dovoljne izvore finansiranja za taj rast? Da li je uvek zaista bolje „što više to bolje“? Koliko smo izloženi riziku nenaplativosti? Sa rastom ukupnih potraživanja, povećavaju se i sporna potraživanja?
Zalihe
Zalihe su sredstva koja su kupljena radi prodaje roba. Ona mogu da se nalaze u procesu proizvodnje namenjene prodaji, kao nedovršena proizvodnja i gotovom, zatim u obliku materijala koji se troši u toku proizvodnje. Zalihe su kod većine preduzeć najvrednija stavka kada su u pitanju obrtna sredstva, odnosno tekuća imovina i kapital.
Zbog toga je dobro upravljanje zalihama ključno za optimizaciju poslovanja, jer se ovako omogućava njegova veću profitbilnost. Sa manje uloženih sredstava stiče se prostor za proširivanje poslovanja. Ono što je možda i najkorisnije, optimizovanjem zaliha se može maksimalno umanjiti jedan od najvećih problema u vezi sa zalihama – neproduktivan lager.
Obaveze prema dobavljačima
Obaveze prema dobavljačima nastaju na osnovu isporučenih sirovina, materijala, robe ili izvršenih usluga. Klasiraju se na osnovu toga da li su nastale po osnovu kupovine osnovnih ili obrtnih sredstava. Sa dobavljačima se unapred dogovaraju kreditni uslovi zbog plaćanja nakon isporuke: period, diskont, kasa skonto i sl.
Ako se plaćanje vrši u trenutku isporuke ili izvršenja usluge, ili unapred (avansno), tada nema obaveze prema dobavljačima. Koeficijent obrta dobavljača pokazuje koliko puta se prosečno godišnje plaćaju obaveze prema dobavljačima. U ovom slučaju u fokusu su obaveze po osnovu obrtnih sredstava, poput nabavke sirovina ili zalihe roba.
Kako optimizovati kapital i obrtna sredstva preduzeća
Obrtna sredstva celokupnu vrednost prenose na gotove proizvode ili usluge odjednom, i transformacijom u drugi oblik ne gube svoju vrednost. Njihova vrednost se prenosi dalje i to je momenat kada se stvara dodatna vrednost. U toku procesa reprodukcije obrtna sredstva permanentno menjaju oblik, što predstavlja kružno kretanje kapitala.
Upravo u tom procesu kada se menja oblik i kada obrtna sredstva iz novca prelaze u sirovine pa iz njih u nove proizvode, ili kada prelaze u robu, faze su kada se mogu optimizovati. Ono što je neophodno je ažurno praćenje zaliha, što će se razlikovati u zavisnosti od toga da li je preduzeće proizvodno ili trgovinsko. Suština je ista, dobro vođene zalihe akumuliraju kapital.